Datenschutzerklärung für DocCloud Mail

1. Verantwortlicher

2. Gegenstand des Dienstes

DocCloud Mail ist ein klassischer E-Mail-Dienst mit persönlicher @doccloud.email-Adresse, Webmail, IMAP-, POP3- und SMTP-Zugang, Alias-Adressen, App-Passwörtern, Zwei-Faktor-Schutz, Filterregeln, Abwesenheitsnotizen und einer optionalen Verbindung zu DocCloud-Dateien. DocCloud Mail ist kein De-Mail-Dienst und bietet ohne zusätzliche Ende-zu-Ende-Verschlüsselung keine vertrauliche Zustellung im Sinne eines verschlüsselten Messenger-Dienstes.

3. Verarbeitete Daten

Je nach Nutzung verarbeiten wir insbesondere:

• DocCloud-Kontodaten: Kontakt-E-Mail-Adresse, Nutzer-ID, Anzeigename, Login-Anbieter, E-Mail-Bestätigungsstatus, Sitzungs- und Sicherheitsdaten.
• Mailkontodaten: gewählte @doccloud.email-Adresse, Aliase, Tarif, Speichergrenze, Kontostatus, Einrichtungs- und Änderungszeitpunkte.
• Nachrichteninhalte: Betreff, Nachrichtentext, HTML-Inhalt, Anhänge, eingebettete Bilder, Entwürfe und geplante Nachrichten.
• Nachrichtenmetadaten: Absender, Empfänger, CC/BCC, Antwortadresse, Zeitpunkte, Message-ID, Thread-Zuordnung, Ordner, Markierungen, Zustell- und Fehlerstatus.
• Verbindungs- und Protokolldaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, verwendetes Protokoll, Serverantworten, Geräte-/Browserinformationen, Anmelde- und Sicherheitsereignisse.
• Sicherheitsdaten: App-Passwort-Metadaten, Zwei-Faktor-Konfiguration, gesperrte Absender und Domains, Versandlimits, Risikostatus und Missbrauchsereignisse.
• Nutzungsdaten: belegter Speicher, Nachrichten- und Empfängermengen, Versandvolumen, Warteschlangen- und Bounce-Informationen.
• Supportdaten: Inhalte und Kontaktdaten, die bei Support-, Datenschutz- oder Missbrauchsmeldungen übermittelt werden.
• DocCloud-Dateidaten: wenn ausdrücklich eine Datei aus DocCloud angehängt wird, die ausgewählte Datei, ihr Name, Typ, ihre Größe und technische Abruf-/Uploaddaten.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Einrichtung und Betrieb des Mailkontos, Speicherung und Übertragung von Nachrichten sowie Bereitstellung von Webmail und Mailprotokollen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Authentifizierung, Kontoschutz, Spam- und Missbrauchsabwehr, Fehleranalyse, Sicherung der Server- und IP-Reputation sowie Durchsetzung von Versandlimits auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten und zulässiger behördlicher oder gerichtlicher Anordnungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
• Optionale Funktionen, soweit hierfür eine Einwilligung erforderlich ist, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Soweit auf den Dienst telekommunikationsrechtliche Vorschriften und das Fernmeldegeheimnis anwendbar sind, werden diese zusätzlich beachtet.

5. Registrierung und Authentifizierung

Für das gemeinsame DocCloud-Konto nutzen wir Firebase Authentication von Google. Bei Registrierung mit E-Mail und Passwort werden die Kontaktadresse und Authentifizierungsdaten verarbeitet. Bei Google- oder Apple-Anmeldung werden die vom Nutzer freigegebenen Identitätsdaten und ein technischer Login-Nachweis verarbeitet. Die Kontaktadresse dient insbesondere der Bestätigung des DocCloud-Kontos, der Kontowiederherstellung und sicherheitsrelevanter Kommunikation; sie ist nicht automatisch die neu gewählte @doccloud.email-Adresse.

Das separate Mail-Passwort wird verschlüsselt an die Mailserver-Komponente übertragen und dort als Zugangsdatenmerkmal für IMAP, POP3 und SMTP verarbeitet. Es wird nach der Einrichtung nicht im Klartext im Webinterface angezeigt. App-Passwörter werden nur einmal bei der Erstellung angezeigt und können später widerrufen werden.

6. Verarbeitung von E-Mails

Zum Senden, Empfangen, Speichern, Sortieren, Suchen und Anzeigen von E-Mails müssen Nachrichteninhalte und Metadaten auf unserer Mailinfrastruktur verarbeitet werden. Beim Versand an externe Empfänger werden die erforderlichen Daten an deren Mailanbieter beziehungsweise beteiligte Übertragungsserver übermittelt. Beim Empfang übermitteln externe Absender und deren Anbieter die Nachricht an unsere Mailserver.

Die Übertragung zwischen Mailservern erfolgt nach den jeweils unterstützten Standards und möglichst transportverschlüsselt. Eine Transportverschlüsselung schützt die Verbindung, ist aber keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung des Nachrichteninhalts. Absender und Empfänger können zusätzliche Verschlüsselungsverfahren wie S/MIME oder OpenPGP verwenden, soweit ihre Programme dies unterstützen.

7. Spam-, Schadsoftware- und Missbrauchsschutz

Eingehende und ausgehende Nachrichten sowie Verbindungs- und Zustellinformationen können automatisiert auf Spam, Schadsoftware, ungewöhnliche Versandmuster, übermäßige Empfängerzahlen, Bounces und andere Sicherheitsrisiken geprüft werden. Daraus können Warnungen, Verzögerungen, Ablehnungen, vorübergehende Versandbegrenzungen oder Kontosperren entstehen. Bei konkreten Auffälligkeiten können hierzu berechtigte Personen Sicherheitsereignisse prüfen. Nachrichteninhalte werden nicht zu Werbezwecken analysiert.

8. Webmail, lokale Speicherung und Benachrichtigungen

Webmail verwendet technisch notwendige lokale Speichermechanismen, um Sitzungen, Anzeigeeinstellungen, Entwurfszustände und Sicherheitsinformationen zu verwalten. Browser-Benachrichtigungen werden nur nach einer Freigabe im Browser verwendet. Derzeit setzen wir auf der DocCloud-Mail-Website keine personalisierte Werbung und keine nicht notwendigen Marketing-Tracker ein. Für technisch nicht notwendige Speicherzugriffe würde, soweit erforderlich, zuvor eine Einwilligung nach § 25 TDDDG eingeholt.

9. DocCloud-Dateiintegration

Wählt ein Nutzer beim Schreiben ausdrücklich eine Datei aus DocCloud aus, wird ein kurzlebiger, geschützter Abrufvorgang erzeugt. Die Datei wird serverseitig abgerufen und als Mailanhang an die Mailinfrastruktur übergeben. Ohne diese Auswahl greift DocCloud Mail nicht selbstständig auf andere Dateien im DocCloud-Konto zu.

10. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Für Betrieb und Bereitstellung können insbesondere folgende Kategorien von Empfängern eingesetzt werden:

• Hosting- und Infrastrukturprovider für Website, Backend, Datenspeicherung, Mailserver und Backups.
• Google Firebase für Authentifizierung und E-Mail-Bestätigung.
• Google und Apple, wenn die jeweilige Anmeldung freiwillig verwendet wird.
• Andere Mailanbieter und Übertragungsserver, soweit dies für den vom Nutzer veranlassten Versand oder Empfang erforderlich ist.
• Support-, Sicherheits- und technische Dienstleister, soweit dies für Betrieb, Fehlerbehebung oder Missbrauchsabwehr erforderlich ist.
• Behörden oder sonstige Stellen, soweit eine rechtliche Verpflichtung oder zulässige Anordnung besteht.

Auftragsverarbeiter werden, soweit erforderlich, vertraglich nach Art. 28 DSGVO gebunden.

11. Drittlandübermittlungen

Bei Google-/Apple-Anmeldung, Firebase sowie beim weltweiten E-Mail-Verkehr kann eine Verarbeitung außerhalb der EU oder des EWR nicht ausgeschlossen werden. Soweit wir selbst Dienstleister mit Drittlandbezug einsetzen, stützen wir die Übermittlung auf die jeweils verfügbaren gesetzlichen Mechanismen, insbesondere Angemessenheitsbeschlüsse oder Standardvertragsklauseln. Beim Versand an einen vom Nutzer bestimmten externen Empfänger ergibt sich das Zielland aus der gewählten Empfängeradresse und deren Anbieter.

12. Speicherdauer und Löschung

• Kontodaten und gespeicherte E-Mails werden grundsätzlich für die Dauer des aktiven Mailkontos verarbeitet.
• Vom Nutzer gelöschte Nachrichten können zunächst im Papierkorb verbleiben und danach technisch gelöscht werden.
• Entwürfe und geplante Nachrichten bleiben bis zum Versand, Abbruch oder zur Löschung gespeichert.
• Protokoll-, Sicherheits-, Zustell- und Missbrauchsdaten werden so lange aufbewahrt, wie dies für Betrieb, Fehleranalyse, Missbrauchsabwehr, Nachweise oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist.
• Sicherungen werden nach dem jeweils geltenden Backupzyklus überschrieben. Eine sofortige Entfernung einzelner Datensätze aus bereits erstellten Sicherungen ist technisch regelmäßig nicht möglich; sie werden nicht wieder in den Produktivbetrieb übernommen, sofern keine zulässige Wiederherstellung erforderlich ist.

13. Pflicht zur Bereitstellung

Für die Einrichtung eines DocCloud-Mailkontos sind eine bestätigte Kontaktadresse, ein DocCloud-Konto, eine zulässige freie Mailadresse und ein Mail-Passwort erforderlich. Ohne diese Daten kann das Postfach nicht bereitgestellt werden. Angaben für optionale Funktionen sind freiwillig.

14. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Einwilligungen können mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.

Anfragen können an support@doccloud.me gerichtet werden. Zur Verhinderung unberechtigter Auskünfte kann eine Identitätsprüfung erforderlich sein.

15. Missbrauchsmeldungen

Hinweise zu Spam, Phishing, Schadsoftware oder sonstigem Missbrauch von @doccloud.email-Adressen bitte an abuse@doccloud.email senden. Dabei übermittelte Nachrichten, Header und Nachweise werden ausschließlich zur Prüfung und Bearbeitung der Meldung sowie zur Abwehr weiterer Vorfälle verarbeitet.

16. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich der Dienst, eingesetzte Technik oder rechtliche Anforderungen ändern. Es gilt die auf doccloud.email veröffentlichte Fassung.